▪ زود به زود و همیشه مطالبتان را ذخیره کنید
شما میانه تان با ذخیره کردن پشت سرهم خوب است؟ اگر جواب خیر است، هنگامیکه بدانید که Wordبصورت اتوماتیک اطلاعات شما را ذخیره میکند و زمانیکه مشغول کار بر روی متن تان هستید این کار را انجام میدهد، خوشحال خواهید شد. البته تعین زمان برعهده شماست. برای تنظیم به سمت Tools، Optionبروید سپس گزینه Saveرا فعال کنید. مطمین باشید که Save Auto recover into everyفعال باشد. در مقابل فیلد minutesمقداری عددی زمان مورد نظر را بر حسب دقیقه وارد کنید. (همچنین میتوانید با کلیدهای arrowup/downمقداری عددی مورد نظر را وارد کنید). من مجبور بودم هر بار بعد از هر جمله که تایپ میکردم Saveرا فشار دهم و عمل ذخیره را انجام دهم یا از Ctrl-Sاستفاده کنم (تا زمانیکه احتیاج نداشتم به این قسمت مراجعه نکرده بودم) اما جالب است بدانید که Auto Recoverهمیشه حلال مشکلات من بوده است.
ترفند
اگر شما چند تا مطلب را همزمان در Wordفعال نموده اید و میخواهید همزمان آنها را ذخیره کنید کافیست تا دکمه Shiftرا نگهدارید و سپس پنجره Fileرا باز کنید. دستور Saveبه Save Allتغییر پیدا میکند و در یک لحظه تمام مطالبی که فعال هستند ذخیره میشوند.
▪ یک راه دیگر
شما معمولا احتیاج ندارید تا فضاهایی را که بصورت عمودی در متن Wordوجود دارد را انتخاب کنید ولی اگر مجبور باشید این عمل را انجام دهید و چگونگی آنرا ندانید قطعا دچار مشکل میشوید. اگر مجبور باشید از یک سند خیلی حجیم که شامل صفحات زیاد و دارای کاراکترهایی در ابتدای هر خط است استفاده کنید منظور من را درک خواهید کرد. میتوانید کاراکترهایی را که نمیخواهید، خودتان خط به خط Deleteکنید. اما یک راه خیلی سریعتر وجود دارد: کلید Altرا هنگامیکه در انتهای سمت چپ در بالاترین ستون و ابتدای خط اول قرار دارد فشار دهید و تا آنجایی که میخواهید نشانه بگذارید. با یک بار انجام دادن این عمل شما میتوانید آن محل هایی را که مشخص کرده اید با فشار دادن کلید Deleteاز بین ببرید.
▪ قالب بندی سریع
هنگامیکه شما یک کلمه تنها مانند Sayرا که میخواهید بصورت Bold، Italic، یا Underlineوارد کنید لزومیندارد که تمام کلمه را انتخاب کنید و سپس Ctrl-B، Ctrl-Iیا قالبهای دیگر را اعمال کنید. کافیست که Cursorرا در هر کجای کلمه قرار دهید و قالبی را که مدنظرتان است انجام دهید. این عمل شما را از زحمت استفاده کردن از ماوس یا double clickو یا نگهداشتن کلید Shiftزمانیکه از arrowkeyاستفاده میکنید برحذر میدارد. این امکان راحتی است که Wordدر نظر گرفته است. اگر در اجرای این مورد مشکلی دارید به قسمت Tools Optionبروید و سپس پنجره Editرا فعال کنید و در پایان گزینه When Selecting, automatically select Wordرا فعال کنید.
▪ نکته ای درباره حروف بزرگ و کوچک
بعضی از افراد مایل هستند از حروف بزرگ و یا کوچک استفاده کنند مانند cREATIVELY. بعضی افراد، دوست دارند به کلماتی که فکر میکنند خیلی مهم است توجه کنند، و برخی دیگر نیز دوست دارند ساکت باشند. اما اگر این گاهی اوقات اتفاق میافتد، کار پرزحمتی نیست که متن مورد نظر را خودتان به راحتی تغیر دهید. اما اگر در یک متن خیلی زیاد این وضعیت تکرار شود، در این لحظه است که با کمک Wordمیتوانید تغییرات را اعمال کنید. برای تغییر دادن کلمه شما میتوانید Cursorرا در محل مورد نظر کلمه یا جمله قرار دهید و سپس گزینه های Formatو Change Caseرا انتخاب کنید. در این صورت به شما اجازه داده میشود تا به حروف بزرگ یا کوچک یا بصورت تیتر رشته مورد نظر را تبدیل کنید. از این راحت تر امکان پذیر نیست. اما اگر زمانی مطالب شما بصورت اشتباه اجرا شد لزومیندارد خودتان را با پنجره ها و فهرستها درگیر کنید. کافیست متن تان را انتخاب کنید و سپس Shift-F3 را فشار دهید تا وضعیتی که مدنظرتان است اعمال شود. این کلید تمام حالتهای حروف بزرگ، کوچک و یا بصورت تیتر را در بر میگیرد و این یک معجزه کوچک است.
▪ جدول زیبایی طراحی کنید
جدول Wordدر حالت کلی شامل مجموعه ای از جعبه هاست که مطالب در داخل آنها قرار دارد. عملا بله ذاتا نه. خوشبختانه با دستور Table Autoformatیک قدم برای کمک به شما برداشته است تا جداول بسیار زیبا و شکیل ایجاد کنید که براحتی بر روی آنها اعمال انجام شود. برای اینکه با نحوه کار آشنا شوید یک مطالبی را که دارای جدول میباشد اجرا کنید و یک جدول جدید ایجاد کنید. حالا در داخل جدول گزینه Table Table Autoformatرا انتخاب کنید. Wordپنجره TableAutoformatرا نمایش خواهد داد که شامل یک فهرست بلند بالا از روشهای ساخت جدول میباشد.
شما میتوانید از میان قالبهای متنوع که در یک فهرست قرار دارد با انتخاب کردن اسم آنها به عنوان مثال Table 3D effect 3 جدول مورد نظر را در صفحه نمایش مشاهده کنید. همانطور که ملاحظه میکنید همه چیز کاملا مشهود است و همه چیز درست و صحیح نوشته میشود. زمانیکه ساختار جدول مورد نظرتان را پیدا کردید کافیست تا اسم آنرا highlightکنید سپس گزینه Applyرا اجرا کنید. بفرمایید جدول شما ساخته شده است.
▪ چه اتفاقی برای فایلها افتاده است؟
Wordبه راحتی به شما اجازه میدهد تا یک مطلب را فعال کنید و بازخوانی نمایید. فقط کافیست منوی Fileرا باز کنید و از پایین منوی اصلی فایل مورد نظر را انتخاب کنید. در حالت کلی منوی Fileبه شما اجازه دسترسی به چهار فایل را میدهد. من را یک آدم طعمکار به حساب بیاورید زیرا که این اصلا برای من کافی نیست. بدون هیچگونه توضیحی در مورد شخصیتم، به شما میگویم که من از فایلهای خیلی زیادی که در پرونده های مختلف وجود دارند بصورت هر روزه استفاده میکنم اما وقتی که تعداد آنها زیاد میشود آدم دچار سردرگمیمیشود که کدام فایل در کدام پرونده قرار دارد. اجباری ندارید که فقط با آخرین 4 فایلی که کار کرده اید سروکار داشته باشید. شما میتوانید این تعداد را بین 1 تا 9 تغییر دهید.
در اینجا توضیح خواهم داد چگونه این عمل را انجام دهید:
گزینه Tools Optionsرا انتخاب کنید و سپس بخش Generalرا انتخاب کنید. در سمت راست جمله Recently Used File Listمقدار عددی تعداد فایلهایی را که دوست دارید در منوی فایل برای شما نمایش داده شود را وارد کنید. لازم به توضیح است که میتوانید از کلیدهای اشاره گر برای کم یا زیاد کردن اعداد نیز استفاده کنید. سپس OKرا فشار دهید. اگر مقدار عددی را کم کرده اید لازم است تا بیشتر از چهار فایل را اجرا کنید تا متوجه تغییر شوید. اگر هم بنابه دلایل امنیتی مایل نیستید تا فایلهایی را که استفاده میکنید در منوی فایل نمایش داده شوند، عدد مقابل جمله Recently Used FileListرا حذف کنید و سپس OKرا فشار دهید.
به هر حال شما میتوانید از منوی Startویندوز برای فایلهایی که در هر قسمت ویندوز فعال کرده اید استفاه کنید. کافیست تا گزینه Start Documentsرا انتخاب و سپس فایل مورد نظر را از فهرست موجود انتخاب کنید.
▪ جایگزینی متن بصورت خودکار
Wordشامل یک گزینه جدید به نام AutoTextمیباشد که اجازه میدهد تا زمانیکه شما اول کلمه ای را تایپ میکنید خودش تمام کلمه را بنویسد. هنگامیکه شما اول کلمه را تایپ میکنید Wordبلافاصله آنرا میشناسد و Pop-up Boxنمایان میشود، Enterرا فشار دهید و Wordعبارت را کامل میکند. این عمل بسیار سودمند است شما با AutoTextعلاوه بر اینکه در وقتتان صرفه جویی میکنید میتوانید ورودی هایی را نیز خودتان تعریف بکنید. بطور واضح تر هنگامیکه شما مجبور هستید تا آدرستان، وضعیت تان و یا حتی آدرس وب سایتی را بطور مکرر در متنتان بکار ببرید، مجبور هستید تا هر بار آنرا تایپ کنید و یا به شیوه Copyو Pasteاز آن استفاده کنید. میتوانید آنرا در AutoTextذخیره کنید و فقط با یک کلید مطالب مورد نظر را در متن تان قرار دهید. جالب تر اینکه Wordحتی یک متن خیلی طولانی را نیز ذخیره میکند.
برای استفاده از این ویژگی، مطلب مورد نظرتان را در AutoTextتایپ و از نظر نوع خط، اندازه فونت و غیره آنرا قالب بندی و سپس فعال کنید. گزینه Insert AutoText Newرا انتخاب کنید. لازم به توضیح است که در انتهای پاراگراف یک نشانگر وجود دارد، اگر آنرا مشاهده نمیکنید گزینه ToolsOptions View Paragraph marksرا انتخاب کنید. زمانیکه متن تان را ایجاد کردید، در مقابل Please name your AutoText entryیک اسم برای آن در نظر بگیرید. مطمین باشید اسمیکه انتخاب کرده اید حداقل 4 حرف باشد تا بعدا Wordبه راحتی آنرا بشناسد. سپس گزینه OKرا فشار دهید تا اطلاعاتتان کامل شود.
برای استفاده از متنی که درست کردید در Autotextاسم انتخابی را وارد کنید. زمانیکه شما چند حرف از آن را تایپ کنید پنجره انتخاب ظاهر میشود. Enterیا F3 را فشار دهید تا متنی که در AutoTextذخیره کردید در مطالب تان قرار گیرد. (اسمیرا که شروع به تایپ کردن کرده بودید ناپدید خواهد شد). اگر در حال تایپ کردن مطالبتان بودید و پنجره AutoTextظاهر شد و نخواستید از آن استفاده کنید به تایپ کردن ادامه دهید پنجره خود به خود محو خواهد شد. اگر زمانی شما نامیرا که برای ظاهر شدن متن مورد نظرتان انتخاب کرده بودید فراموش کرده اید میتوانید با انتخاب گزینه Insert AutoTextدر پنجره Autotextاز فهرستی که نمایان میشود اسم مورد نظرتان را انتخاب کنید و به حافظه تان کمک کنید. سپس گزینه Insertرا فشار دهید و بعد از آن OKرا اعمال کنید.
▪ تصحیح مطالبتان در کمترین زمان
Autocorrectیک راه دیگر برای استفاده راحت تر از Microsoft Wordمیباشد. این شیوه برای صحیح کردن اشکالات تایپی بصورت اتوماتیک میباشد. اگر زمانی adnرا که در اصل بصورت andباید باشد و یا tehرا که theمیباشد تایپ کردید بدین شیوه صحیح میشوند. Autocorrectهمچنین بهترین راه برای نوشتن متن و صرفه جویی در زمان میباشد.
زمانیکه شما از Autocorrectبجای Autotextاستفاده میکنید لزومیندارد تا از Enterیا F3 استفاده کنید زیرا Wordخودش بطور اتوماتیک کار تصحیح را انجام میدهد، به اضافه اینکه شما میتوانید با دو حرف پروسه کاریتان را انجام دهید. بطور واضح تر، برای اینکه آدرس Emailخودتان را هر زمان در Wordمیخواهید تایپ کنید میتوانید با زدن zzاین کار را به راحتی انجام دهید. گزینه Tools Autocorrect Optionsرا انتخاب کنید تا پنجره Autocorrectظاهر شود. (گزینه Tools Autocorrectبستگی به نسخه Wordکه استفاده میکنید دارد). سپس حرف ZZرا در محل تعیین شده وارد کنید و سپس آدرس Emailخود را در فضای تعیین شده تایپ کنید. گزینه های Add، Okرا تایید کنید. حالا هر زمان شما ZZرا تایپ کنید و سپس Spacebarیا هر یک از حروف نشانه را تایپ کنید Wordبطور اتوماتیک آدرس Emailشما را به جای متن قرا میدهد.
ضعف این شیوه در این است که به هیچ وجه به شما اخطار نمیدهد و از شما اجازه نمیگیرد. (مانند کاری که در Autotextملاحظه کردید) اگر Wordمتنی را که شما نمیخواهید جایگزین کرده فقط کافیست که گزینه undoرا اجرا کنید و یا Undo Autocorrect Editرا اعمال کنید در اینصورت Wordمتن اولیه شما را باز میگرداند.
▪ حاشیه بندی متن
آیا شما برای آغاز یک مطلب از Spacebarو یا کلید Tabاستفاده میکنید؟ خجالت آور است. Wordدارای یک خط کش میباشد که به شما امکان این کار را میدهد. (اگر خط کش فعال نیست Viewو سپس Rulerرا انتخاب کنید) در سمت چپ خط کش شما متوجه دو عدد مثلث که در بالای یک مربع قرار دارند میشوید. دو مثلث و یک مربع نشانه هایی هستند که توسط آنها یک پاراگراف مشخص میگردد. مثلث بالایی معرف اولین خط هر پاراگراف میباشد مثلث پایینی آخرین خط صفحه را بیان میکند و مربع اندازه خط اول و ورودی پاراگراف را نمایش میدهد. همچنین یک نشانگر در سمت راست خط کش وجود دارد.
حال یک امکان دیگر خط کش را به شما معرفی میکنم. در داخل یک پاراگراف قدیمیمراجعه کنید و یا یک پاراگراف جدید ایجاد کنید. و مثلث بالایی بر روی خط کش را نیم اینچ نیم اینچ به داخل متن ببرید. Wordبصورت اتوماتیک خط اول را به اندازه نیم اینچ داخل پاراگراف میبرد. زمانیکه شما در انتهای هر پاراگراف Enterرا فشار میدهید Wordبصورت خودکار پاراگراف بعدی را به اندازه نیم اینچ جلو میبرد. منظور این است که شما میتوانید یک مطلب در Wordتایپ کنید و در خط اول با علامت گذاری به نیم اینچ بر روی خط کش 200 صفحه را تایپ کنید بدون اینکه نیاز به انجام دادن اینکار بطور دستی برای هر پاراگراف باشد.
▪ جایگزینی حروف
جایگزین کردن و پیدا کردن بعضی از حروف بدون شک و تردید یکی از امکاناتی است که Wordدر اختیار ما گذاشته است. نه تنها شما به سرعت و راحت میتوانید هر مورد و کلمه ای را جایگزین کنید و تغییر دهید، همچنین میتوانید نوع نوشتن، کاراکترهای ویژه و حتی فضاهای خالی را تغییر بدهید. برای اینکه پنجره ای که مربوط به جایگزین کردن و پیدا کردن میباشد سریع فعال شود و دستتان را از روی صفحه کلید برندارید ابتدا CTRL-Mو سپس F5-Alt-Pرا فشار دهید.
استفاده از گزینه Find and Replaceبسیار راحت تر از پیدا کردن لغت مورد نظر توسط خودتان و تغییر دادن آن است. بطور دقیق تر، بعضی از نویسنده ها که از ماشین تحریرهای قدیمیاستفاده میکردند در هر بار استفاده از صفحه کلید هنگامیکه از Spacebarاستفاده میکند آنرا دوبار فشار میدهند. برای پیدا کردن و جایگزین کردن سریع تمام دو فاصله ای که در متن زده است و تبدیل آنها به یک فاصله فقط کافیست در مقابل جمله Find Whatدوبار Spacebarرا فشار دهید و سپس در مقابل گزینه Replace Withیک بار Spacebarرا فشار دهید و سپس گزینه Replace Allرا تایید کنید.
آیا میخواهید کاراکترهای مخصوصی را مثل پاراگرافهایی را که نمیخواهید یا فاصله هایی که با Tabایجاد شده است یا بطور اتوماتیک یک خط را فاصله بیاندازید؟ کافیست تا در پنجره findand Replaceگزینه Moreرا تایید کنید. سپس گزینه Specialرا و حروفی را که میخواهید جایگزین شود انتخاب کنید. اگر زمانی نخواستید کاراکتری جایگزین شود، گزینه Replace withرا دوبار فشار دهید و سپس کلید Deleteرا اعمال کنید تا مطمین شوید که خالی است سپس گزینه Find Nextرا فعال کنید تا بصورت دستی جستجو کنید و یک به یک کاراکترها را جایگزین کنید و یا میتوانید گزینه Replace Allرا انتخاب کنید تا تمام کاراکترها پاک شوند.